觀點(diǎn)提示 新時(shí)期檔案管理信息電子化是一個(gè)過(guò)程，應(yīng)循序漸進(jìn)分步推進(jìn)，待條件成熟，建設(shè)現(xiàn)行文件管理中心和電子檔案數(shù)據(jù)中心，既有遠(yuǎn)期目標(biāo)，又有近期工作，切合實(shí)際容易推行。

　　所謂檔案管理信息電子化，就是以檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式的為主要物資對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的一次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。睡著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，逐步成為發(fā)展真實(shí)記錄經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步情況，反應(yīng)歷史文化發(fā)展的重要載體。電子檔案可以改變傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的信息保管難、整理難和利用難的問(wèn)題。檔案信息電子化可充分利用目前我國(guó)大部分企業(yè)和政府機(jī)關(guān)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)資源，提高電子設(shè)備的利用率，縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性；客服手工信息加工工作模式，從文件資料形式到開(kāi)發(fā)二次文獻(xiàn)信息時(shí)間長(zhǎng)的缺陷；節(jié)約直質(zhì)檔案管理和傳播經(jīng)費(fèi)；便于信息資源的流通和潛在價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

　　電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足不要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能實(shí)現(xiàn)。如何在資金條件有限的情況下，建立一個(gè)合理的檔案管理系統(tǒng)，是很多單位和部門都在考慮的問(wèn)題。檔案管理軟件、檔案網(wǎng)站、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、數(shù)字化檔案館、文件管理中心和電子檔案數(shù)據(jù)中心是目前，是目前電子檔案管理的先進(jìn)媒介。

　　檔案管理軟件以目錄管理為主，以單機(jī)片為多數(shù)。但一些優(yōu)質(zhì)的檔案管理軟件已可以管理聲音、圖像和文本等電子文件。網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)在線的多站點(diǎn)著錄查詢功能。目前檔案管理軟件已經(jīng)普及，價(jià)格很便宜。

　　檔案管理可分為靜態(tài)、動(dòng)態(tài)兩種。所謂靜態(tài)是指與其他系統(tǒng)分離，不能適時(shí)上傳數(shù)據(jù)的管理；而動(dòng)態(tài)管理原則是指與其他系統(tǒng)銜接，能適時(shí)上傳更新數(shù)據(jù)的管理。目前大部分檔案部門采用的靜態(tài)管理。靜態(tài)管理技術(shù)含量低，價(jià)格便宜；而動(dòng)態(tài)管理技術(shù)含量高，價(jià)格也貴一些。

　　辦公自動(dòng)化是只把多數(shù)人協(xié)同的辦公事務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化，是近年來(lái)迅速發(fā)展的一個(gè)領(lǐng)域。狹義的辦公自動(dòng)化是指以收發(fā)為主的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)；廣大的辦公自動(dòng)化則包括了其他辦公事務(wù)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化軟件的價(jià)位已經(jīng)比較便宜。數(shù)字化檔案館，現(xiàn)行文件管理中心和電子檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)，需要投入大同時(shí)要取得各方地政府和信息主管部門的強(qiáng)有力支持才行，對(duì)于大多數(shù)事業(yè)單位機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)并不合適。

　　目前簡(jiǎn)單可行的選擇方案，是辦公自動(dòng)化加檔案管理軟件，這樣做的好處顯而易見(jiàn)，第一能一步到位地實(shí)現(xiàn)了辦公和檔案管理的信息化，而且通過(guò)檔案信息庫(kù)與動(dòng)態(tài)管理的鏈接處理，為社會(huì)提供了非涉密的信息發(fā)布服務(wù)，具備了現(xiàn)行文件管理中心的部分功能。第二辦公自動(dòng)化和檔案管理都是通用的成熟軟件，因此實(shí)施成本低，維護(hù)容易，在資金和技術(shù)方面都沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)。