觀點提示 新時期檔案管理信息電子化是一個過程，應循序漸進分步推進，待條件成熟，建設現(xiàn)行文件管理中心和電子檔案數(shù)據(jù)中心，既有遠期目標，又有近期工作，切合實際容易推行。

　　所謂檔案管理信息電子化，就是以檔案資料紙質(zhì)或機讀形式的為主要物資對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機軟件形式的一次文獻信息供人們利用的過程。睡著辦公自動化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，逐步成為發(fā)展真實記錄經(jīng)濟建設和社會進步情況，反應歷史文化發(fā)展的重要載體。電子檔案可以改變傳統(tǒng)檔案管理帶來的信息保管難、整理難和利用難的問題。檔案信息電子化可充分利用目前我國大部分企業(yè)和政府機關(guān)現(xiàn)有的計算機資源，提高電子設備的利用率，縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性；客服手工信息加工工作模式，從文件資料形式到開發(fā)二次文獻信息時間長的缺陷；節(jié)約直質(zhì)檔案管理和傳播經(jīng)費；便于信息資源的流通和潛在價值的實現(xiàn)。

　　電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足不要的先決條件和采取相應的管理措施才能實現(xiàn)。如何在資金條件有限的情況下，建立一個合理的檔案管理系統(tǒng)，是很多單位和部門都在考慮的問題。檔案管理軟件、檔案網(wǎng)站、辦公自動化系統(tǒng)、數(shù)字化檔案館、文件管理中心和電子檔案數(shù)據(jù)中心是目前，是目前電子檔案管理的先進媒介。

　　檔案管理軟件以目錄管理為主，以單機片為多數(shù)。但一些優(yōu)質(zhì)的檔案管理軟件已可以管理聲音、圖像和文本等電子文件。網(wǎng)絡版檔案管理軟件可以實現(xiàn)在線的多站點著錄查詢功能。目前檔案管理軟件已經(jīng)普及，價格很便宜。

　　檔案管理可分為靜態(tài)、動態(tài)兩種。所謂靜態(tài)是指與其他系統(tǒng)分離，不能適時上傳數(shù)據(jù)的管理；而動態(tài)管理原則是指與其他系統(tǒng)銜接，能適時上傳更新數(shù)據(jù)的管理。目前大部分檔案部門采用的靜態(tài)管理。靜態(tài)管理技術(shù)含量低，價格便宜；而動態(tài)管理技術(shù)含量高，價格也貴一些。

　　辦公自動化是只把多數(shù)人協(xié)同的辦公事務實現(xiàn)網(wǎng)絡化、電子化，是近年來迅速發(fā)展的一個領域。狹義的辦公自動化是指以收發(fā)為主的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)；廣大的辦公自動化則包括了其他辦公事務和業(yè)務系統(tǒng)。辦公自動化軟件的價位已經(jīng)比較便宜。數(shù)字化檔案館，現(xiàn)行文件管理中心和電子檔案數(shù)據(jù)中心的建設，需要投入大同時要取得各方地政府和信息主管部門的強有力支持才行，對于大多數(shù)事業(yè)單位機關(guān)來說并不合適。

　　目前簡單可行的選擇方案，是辦公自動化加檔案管理軟件，這樣做的好處顯而易見，第一能一步到位地實現(xiàn)了辦公和檔案管理的信息化，而且通過檔案信息庫與動態(tài)管理的鏈接處理，為社會提供了非涉密的信息發(fā)布服務，具備了現(xiàn)行文件管理中心的部分功能。第二辦公自動化和檔案管理都是通用的成熟軟件，因此實施成本低，維護容易，在資金和技術(shù)方面都沒有風險。